MODULE 25 : LA GESTION DE LA COPROPRIÉTÉ

INTRODUCTION

La copropriété c’est un gros obstacle lorsque l’on veut faire de la division, c’est pourquoi il vaut mieux être amis qu’ennemis avec elle. On verra 2 cas différents pour une division officielle au niveau de la copro. Dans un cas, un vote en AG sera obligatoire alors que dans l’autre cas, le vote ne sera pas exigé. On verra ensuite en détail ce qu’est un géomètre-expert et son travail au niveau de l’état descriptif de division. Je vous montrerai enfin comment se déroule une assemblée générale en détail.

LE PRÉAMBULE

Dans le module précédent, nous avons vu le planning en gros, désormais, on va détailler chaque point plus en détail. Avant toute chose, quoiqu’il arrive, si votre bien se trouve dans une copropriété, vous allez devoir avertir les copropriétaires des démarches que vous souhaitez effectuer pour votre division. En effet, une division officielle entraîne automatiquement un changement du règlement de copropriété puisque les tantièmes de vos appartements ainsi que du SAS vont être recalculés. Pour cela, vous devez participer à l’assemblée générale annuelle des copropriétaires pour proposer votre division ou demander une assemblée générale extraordinaire dans le cas où l’AG classique ne tomberait que dans plusieurs mois. Pour gagner du temps L’AG extraordinaire est une bonne possibilité.

Avant de lancer une AG pour votre projet de division, il convient de voir ensemble ce qu’est un Géomètre et comment fonctionne l’Etat descriptif de division, le document nécessaire à modifier pour votre division.

En fonction du type de modification de l’EDD que vous allez faire, il y a 2 procédures différentes.

CAS N°1 La division concerne tous les copropriétaires

La transformation des lots concerne tous les copropriétaires, en changeant leur quote-part des parties communes, ce qui va donner une nouvelle répartition de l’ensemble des millièmes. Vous faites une division d’appartements en y ajoutant des combles qui appartenaient à la copro ou vous touchez aux parties communes, en y récupérant une partie par exemple dans ces cas-là, voici la procédure :

• Vous devez mandater un géomètre-expert afin qu’il effectue un projet modificatif de l’état descriptif de division
  
• Vous devez organiser une AG en y joignant l’acte modificatif de l’EDD à l’ordre du jour. Puis faire voter en assemblée générale, le projet modificatif de l’EDD. Le projet doit être accepté à la double majorité.
  
• Enfin, il faudra mandater un notaire pour établir l’acte modificatif de l’EDD. Il publiera ainsi le nouvel EDD à la publicité foncière.
  

CAS N°2 La division ne concerne que vous

La transformation ne concerne que vous, vous n’allez pas toucher aux parties communes, donc les millièmes des copropriétaires ne changeront pas. C’est typiquement le cas d’une division d’un appartement en 2 appartements avec 1 sas commun entre les 2 appartements divisés. Vous ne touchez pas du tout aux communs de l’immeuble, rien ne change pour tous les autres copropriétaires.

Imaginons que vous aviez 100 millièmes pour votre appartement de 100M2, désormais, vous aurez toujours 100 millièmes, mais dispatchés en 2 appartements de 48M2 et 1 sas commun de 4M2. Vous aurez donc un lot avec 48 millièmes, un autre avec 48 millièmes et un dernier avec 4 millièmes.

Dans ces cas-là, la procédure est globalement similaire au premier cas, puisqu’il faudra toujours un géomètre-expert qui doit effectuer un projet modificatif de l’état descriptif de division et un notaire pour établir l’acte modificatif de l’EDD et le publier. En revanche, vous n’aurez pas à avoir l’accord de la copropriété. En effet, la quote-part de chaque copropriétaire ne change pas puisque vous ne touchez pas les communs. Vous pourrez faire l’acte d’en parler lors de la prochaine AG pour tenir au courant les copropriétaires de ce changement, mais ce n’est pas un projet qui est soumis à un vote.

C’est le cas sauf si le règlement de copro exige une acceptation de la division par une assemblée générale, alors vous devrez quand même faire valider votre division par les copropriétaires, même si la quote-part de chaque propriétaire ne change pas.

LE DÉROULEMENT DE L’AG

Une AG classique est une assemblée générale qui se passe obligatoirement au moins 1 fois par an, dans laquelle chaque copropriétaire est convoqué individuellement par le syndic en général par une lettre recommandée avec accusé de réception au moins 1 mois avant la date d’AG car les lettres recommandées sont souvent envoyées environ 3 semaines avant le début de l’AG.

Un ordre du jour est fixé au préalable, il récapitule l’ensemble des questions qui devront être votées au cours de cette AG. On y vote des décisions sur le fonctionnement de la copro durant toute l’année. Certaines décisions auront besoin d’être votées à la majorité simple (11 voix sur 20 suffisent à valider la décision) alors que d’autres décisions devront l’être à la majorité absolue.

Une AG est donc organisée 1 fois par an, alors qu’une assemblée générale extraordinaire peut être organisée à n’importe quel moment de l’année. Lorsqu’une décision importante doit être votée au plus vite, une AGE est organisée rapidement. Attention, contrairement au coût d’une AG classique où les frais sont partagés, les frais d’une AGE seront à votre charge (papier + recommandé + location de la salle + Honoraires…), cela peut coûter plusieurs centaines d’euros pour cette organisation s’il y a beaucoup de copropriétaires.

Si vous êtes obligé d’organiser une AG Extraordinaire qui est gérée par un syndic, alors vous devrez payer l’organisation de cette AG. Prenons l’exemple d’une grosse copro de 50 lots. Les prix sont des prix courants qui peuvent être plus bas ou plus hauts. Pour cette organisation, vous devrez payer les copies papier, 0.10€ par page (10 pages = 1€ x 50), la LRAR (5 x 50 = 250€), la location de la salle pour 1h (100€). Ce qui est un vrai coût supplémentaire. Si possible, autant faire la demande de division pendant une AG classique, afin d’économiser un max d’argent.

Soit vous avez la chance que l’AG tombe au bon moment, dans ce cas-là, il faudra demander au syndic de porter votre résolution dans l’ordre du jour de l’AG. Envoyez votre demande au Syndic au moins 1 mois avant le date de l’AG, dans tous les cas, il faut l’envoyer avant l’envoi de la convocation à l’AG, sinon ça sera trop tard.

Soit l’AG ne tombe pas au bon moment, elle tombe trop tard, alors dans ce cas-là, il faudra contacter le syndic, leur expliquer votre projet et leur demander la création de l’AGE. Outre le caractère spécial de cette AG du fait qu’elle ne soit pas annuelle, le déroulement de cette AG est identique à l’AG annuelle.

Au delà des cas spéciaux qui peuvent être ajoutés dans l’AG que nous verrons plus tard, la principale décision à voter pour votre division sera la validation par les copropriétaires de la nouvelle répartition des charges issues du fractionnement.

Plus précisément, prenons un exemple pour bien comprendre la situation, dans un immeuble de 10 appartements de 50M2 ayant tous les mêmes charges de COPRO. Chaque copropriétaire paie actuellement 50€ de charges pour son appartement. Il y a donc 500€ par mois qui sont payés par l’ensemble des copropriétaires. La surface pour chaque copropriétaire restera identique, sauf que vous, vous aurez 2 appartements de 23M2 + 1 sas de 4M2. Rien ne changera au niveau des copropriétaires, chacun continuera à payer les mêmes charges.

Durant l’AG, vous expliquerez qu’il y aura désormais 11 appartements + 1 sas, avec une approbation qu’il serait difficile de ne pas vous accorder, car le total des tantièmes des deux lots sera équivalent à celui que vous déteniez auparavant, donc sans incidence sur les quote-parts des autres copropriétaires

Il y a 2 cas de figure : 

Le premier cas où il n’y avait aucune indication de restriction dans le RC au niveau de la division, dans ce cas-là, il n’y a pas à avoir de vote, le projet est présenté comme indication simplement, afin de prévenir qu’il y aura désormais 2 lots au lieu d’un seul.

Il y a ensuite le cas où la division doit être validée par un vote lors de l’AG, ça sera un vote à la majorité simple qui sera effectué. La majorité simple est atteinte lorsque le nombre de voix « pour » la décision est supérieur au nombre de voix « contre ». Il n’est pas nécessaire qu’un minimum de copropriétaires (ou quorum) soit présent ou représenté pour que l’assemblée puisse statuer à cette majorité.

En revanche, que la division doive être votée ou non en fonction de la restriction indiquée sur le RC, il y aura des choses qu’il faudra obligatoirement faire voter durant cette AG. Ce sont des cas spéciaux qui modifieront les parties communes, comme l’ajout d’une boite au lettre par exemple. On parle des cas spéciaux juste après.

Si les copropriétaires refusent votre division, ils devront le motiver, car si le standing de l’immeuble n’est pas modifié suite à votre division, alors vous pouvez aller devant la justice, mais ça sera des coûts élevés et une longue procédure.

Il faut lancer cette procédure si ça vaut vraiment le coup, s’il y a vraiment beaucoup d’argent à gagner avec cette division.

Un copropriétaire est quelqu’un qui veut avoir le moins de tracas possible, alors il est important de le caresser dans le sens du poil. Essayez même de devenir son ami, intéressez-vous à lui. Au final, ce que vous allez essayer de faire dans cette assemblée générale c’est de la pure négociation, ça sera vous contre les autres. Plus vous vous intéresserez à vos interlocuteurs et plus vous comprendrez leurs besoins et plus vous pourrez vous les mettre dans la poche.

NE PAS TOUCHER LES COMMUNS

Vous l’aurez compris après tous ces différents exemples, il n’est vraiment pas conseillé de toucher les communs d’un immeuble, lorsque vous n’êtes que copropriétaire. Vous serez obligé à chaque fois de motiver et justifier tous vos travaux touchant aux communs.

Il arrive que dans certains cas, ils soit obligatoire que vous deviez toucher les communs avec l’un des éléments que l’on a vus plus tôt, dans ces cas-là, soyez malin, mettez-vous les copropriétaires dans la poche. Pour cela, il y a le bon vieux cadeau qui marche dans la plupart du temps. Puisque vous allez gêner les copropriétaires de façon plus ou moins importante en fonction des travaux qu’il y aura à faire dans les communs, offrez-leur par exemple, la rénovation de tout ou une partie des communs à vos frais. Ca peut coûter plus ou moins cher en fonction de la taille de la copro, mais c’est une charge déductible évidemment, et il faut rentrer ces frais dans votre calcul de rentabilité. Le plus important n’est pas de voir si ça coûte cher, mais surtout de voir si les frais de ces travaux vous permettront quand même d’être rentable.

Idéalement, dans une division, on l’a vu, le mieux est de ne pas toucher aux communs, ainsi, vous n’avez pas à faire voter d’autorisation à l’assemblée générale. Malheureusement, il arrive que nous n’ayons pas le choix que de toucher les parties communes pour notre division. Nous allons voir ensemble, les différents cas qui nous obligent à toucher les parties communes.

Etudiez de près avec votre notaire le règlement de copropriété, notamment pour connaître les règles de vote et savoir de quelle façon négocier.

LA MODIFICATION DU REGLEMENT DE COPROPRIETE

Puisque vous allez faire une division, avec toutes les modifications que ça comporte au niveau du règlement de copropriété, il sera donc à modifier. Du moment qu’il y a des évolutions ou des changements à apporter sur le règlement de copropriété, il faudra le faire voter par les copropriétaires.

Un règlement de copropriété est un document qui vit et évolue en fonction de la copropriété. Il y a de multiples raisons de vouloir modifier un règlement de copropriété, ça peut être pour une répartition des charges comme dans notre cas, pour ajouter un équipement collectif ou même pour acheter une partie des communs. Bref, pour chaque changement dans la copropriété, il faudra modifier le règlement en l’inscrivant dans l’ordre du jour de l’assemblée. Cela pour une assemblée générale annuelle ou pour une assemblée générale extraordinaire.

Une fois votée, la modification du règlement n’est pas effective tout de suite, en effet, pour être validée définitivement, cette modification doit être certifiée par un NOTAIRE. C’est ensuite lui, et lui seul, qui pourra publier le règlement de copropriété modifié au fichier immobilier du cadastre de la ville et ainsi devenir définitivement opposable.

Un conseil, ça peut coûter un peu d’argent la modification du règlement de copropriété et pour faire passer la pilule aux autres copropriétaires, dites que c’est vous qui allez payer les frais de notaire pour la modification. Dans le cas contraire, il y a des chances que les copropriétaires refusent de voter pour le changement du règlement de copro, ce qui est compréhensible, car ce changement sera fait uniquement pour votre division.

Allez voir un notaire au plus vite, avant la procédure, pour avoir un devis dans un premier temps, n’hésitez pas à aller en voir plusieurs, car les frais sont plus ou moins conséquents en fonction des notaires. En fonction de la complexité, de la nature du travail, et en fonction du nombre de personnes impliquées, ça peut faire une belle somme. Pour une modification de règlement, juste pour des changements de tantième, il faudra compter de 500 à 2000€ en fonction du notaire.